Methoden für Lean Change: Lean Coffee

Lean Change verwendet Lean Coffee als Experiment, um heraus zu finden, wer sich für eine Veränderung interessiert und diese ggf. unterstützt. Der Change Agent lädt zum Lean Coffee ein und unterstützt dieses als Koordinator. Meist verselbständigt sich das Format und Teilnehmer, die einmal dabei waren, initiieren eigene weitere Lean Coffees.Ursprünglich ist Lean Coffee ist ein 2009 von den beiden Agile Coaches Jim Benson und Jeremy Lightsmith entworfenes Format für ein Treffen ohne vorab definierte Agenda, zu dem jeder einfach mit einem Aushang einladen kann und bei dem die Teilnehmer zu Beginn die Themen selbst bestimmen. Um möglichst viele Themen besprechen zu können, wird die Zeit pro Thema limitiert.Lean Coffee ist ein strukturiertes Format für unstrukturierte Meetings:

• Lean, weil es den Prinzipien des Lean Thinking (u.a. Verschwendung vermeiden, Lernen verstärken, Eigenverantwortung, das Ganze sehen [Pop 03]) verpflichtet ist, und
• Coffee, weil eine lockere, informelle Atmosphäre wie in einem Coffee-Shop erreicht werden soll. Daher werden die Teilnehmer auch eingeladen, ihren Kaffee mitzubringen.

Bei einem Lean Coffee wird immer davon ausgegangen, dass die richtigen Leute anwesend sind, da nur diejenigen kommen, denen der angekündigte Gesprächsgegenstand wirklich wichtig ist.Für Lean Coffee gibt es keine Zeitvorgaben oder -empfehlungen, üblich ist eine Dauer von 1 bis 1,5h.Einladung per AushangWer ein Lean Coffee veranstalten will, hängt dazu einfach Einladungen aus. Diese geben Ort und Zeit sowie grob den zu besprechenden Themenkomplex an (s. Abbildung). Durch die Einladung wird auch deutlich, dass es keine Agenda gibt, anhand der vorab definierte Themen besprochen werden. Da die Einladungen von möglichst vielen gelesen werden sollen, hängt man diese am besten an stark frequentierten Orten aus, z.B. am Schwarzen Brett, in der Kaffeeküche bei der Kaffeemaschine oder an Durchgangstüren in den Fluren. Im Gegensatz zu formellen Meetings erfolgen keine direkten persönlichen Einladungen per Email o.ä.Abbildung 1 zeigt eine Einladung zu einem Lean Coffee, Abbildung 2 eine ausgehängte Einladung.Ablauf eines Lean CoffeesÜblicherweise eröffnet der Einladende das Lean Coffee.Als erstes ist unter den Teilnehmern ein Koordinator zu finden. Dieser koordiniert das Sammeln der Themen, führt das für alle einsehbare Themen-Board und sorgt dafür, dass die festgelegte Diskussionszeit eingehalten wird. Der Einladende fragt die Anwesenden, ob jemand die Koordination übernehmen möchte, andernfalls übernimmt er dies.Zu Beginn des Lean Coffees sammeln die Teilnehmer die zu besprechenden Themen und priorisieren diese. Anschließend wird mit dem für alle Teilnehmer wichtigsten Thema begonnen und dieses eine festgelegte Zeit diskutiert. Nach Ablauf der Zeit entscheiden die Teilnehmer per einfachem Handzeichen, ob sie dieses Thema weiter diskutieren oder mit dem nächsten starten wollen.Koordination der Themen mit einem ThemenboardZunächst ist unter den Teilnehmern ein Koordinator zu finden. Dieser behält die Zeit pro Thema im Blick, koordiniert das Sammeln der Themen und führt das für alle einsehbare Themen-Board.SpalteDas Themen-Board hat drei Spalten mit den Überschriften “zu diskutieren”, “in Diskussion” und “diskutiert” und kann auf einem Flipchart oder Whiteboard geführt werden. Die einzelnen Spalten bedeuten dabei:

• „zu diskutieren“: Hier werden alle Themen gesammelt, die besprochen werden sollen,
• „in Diskussion“: Hier wird das aktuell besprochene Thema angezeigt,
• „diskutiert“: Hier werden die Themen gesammelt, die bereits besprochen wurden.

Auf Haftnotizen werden die einzelnen Themen angezeigt und „wandern“ auf dem Themen-Board von der Spalte „zu diskutieren“ über die Spalte „in Diskussion“ in die Spalte „diskutiert“.Jeder bringt seine Themen einWer ein Thema besprechen möchte, schreibt dieses auf eine Haftnotiz und hängt diese an das Board in die Spalte “zu diskutieren”. Es muss nicht jeder Teilnehmer ein Thema vorschlagen. Das Themensammeln ist abgeschlossen, wenn kein Teilnehmer mehr ein Thema anbietet. Üblicherweise dauert das Sammeln nur einige Minuten. Wenn sich während der Diskussionen neue Themen ergeben, werden diese ebenfalls am Themen-Board gesammelt. Diese können besprochen werden, wenn nach Abschluss aller Diskussionen noch Zeit verbleibt.Im Anschluss an das Sammeln bittet der Moderator jeden Themen-Anbieter sein Thema mit 1-2 Sätzen kurz vorzustellen.Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter möchte agiles Projektmanagement ausprobieren und sucht Unterstützer dafür. Dazu lädt er zu einem Lean Coffee ein. Von den Teilnehmern kamen u.a. als Unterthemen dazu „Was wird dann anders sein?“, „Wie bekommen wir Management-Unterstützung?“, „Welche agile Methode sollen wir anwenden?“ u.ä.Priorisieren der ThemenDa die Zeit des Lean Coffees begrenzt ist, können nur die wichtigsten eingebrachten Themen besprochen werden. Daher müssen die Teilnehmer die vorgeschlagenen Themen priorisieren, um diese nach absteigender Wichtigkeit zu besprechen. Je nach Dauer der Diskussionen zu den Themen kann es passieren, dass Themen mit geringer Priorität, also wenig Interesse, aus Zeitgründen nicht mehr diskutiert werden können.Das Priorisieren kann z.B. durch das sog. „Dot-Voting“ erfolgen: Dabei erhält jeder Teilnehmer drei kleine runde Aufkleber, die er auf die Themen, die ihn interessieren, kleben kann. Er verteilt die Punkte entsprechend der Wichtigkeit der Themen für ihn: Wenn ihn z.B. drei Themen gleich stark interessieren, dann erhalten alle drei Themen je einen Punkt; wenn ihn ein Thema besonders stark interessiert, dann vergibt er alle drei Punkte für dieses. Alternativ zu den Aufklebern können auch drei Striche mit Stiften gemacht werden. Die Themen werden anschließend nach absteigender Punktanzahl sortiert. Es wird mit dem Thema begonnen, das die meisten Punkte und damit das höchste Interesse hat.Damit möglichst viele Themen bearbeitet werden können und die Zeitverteilung gerecht ist, bestimmt die Gruppe ein festen Zeitvorgabe pro Thema. Nach dieser, z.B. 5 oder 10 Minuten, wird das nächste Thema gestartet. Wer mit seinem Thema schneller fertig wird, kann dieses vorzeitig beenden und so Themen mit niedriger Priorität Zeit schenken.Diskussion und Verlängerung der DiskussionszeitWenn die Diskussion beginnt, hängt der Koordinator die Haftnotiz mit diesem Thema aus der Spalte “zu diskutieren” in die Spalte “in Diskussion”. Zu Beginn der Diskussion stellt der Teilnehmer, der dieses Thema einbrachte, dieses in wenigen Sätzen noch einmal kurz vor. Er ist auch für den Umgang mit den Ergebnissen verantwortlich.Nach Ablauf der festgelegten Diskussionszeit lässt der Moderator die Gruppe abstimmen, ob sie dieses Thema weiter diskutieren möchte oder das nächste Thema an die Reihe kommen soll. Dazu ruft der Moderator jeden Teilnehmer dazu auf, per einfachem Handzeichen seine Meinung dazu kund zu tun:

• „Daumen hoch“: Ich will dieses Thema weiter diskutieren
• „Daumen nach unten“: Für mich ist das Thema ausdiskutiert, ich will ein neues Thema diskutieren.

Die Gruppe sollte sich vorher einigen, wie sie mit dem Abstimmungsergebnis umgeht:

• entweder Mehrheitsentscheid: Die einfache Mehrheit der Handzeichen entscheidet.
• oder Veto-Entscheid: Sobald auch nur ein „Daumen nach unten“ gezeigt wird, wird dies als Veto interpretiert und das nächste Thema gestartet. (Der Koordinator darauf, dass die anderen Teilnehmer sich nicht beim Veto-Geber wegen dessen Entscheidung beschweren.)

Wird das Thema weiter diskutiert, sollte eine kürzere Zeitspanne (z.B. nur 3 Minuten) dafür zur Verfügung stehen. Nach Ablauf der Verlängerung wird wieder abgestimmt. Besteht dann immer noch Diskussionsbedarf, ist dieses Thema den Teilnehmern offenbar so wichtig, dass sich ein extra Meeting lohnt, in dem es komplett ausdiskutiert wird. Der Teilnehmer, der dieses Thema einbrachte, wird ein extra Meeting dazu ansetzen.Ist die Diskussion zu diesem Thema beendet, wird seine Haftnotiz in die Spalte „diskutiert“ gehängt und das nächste Thema startet, indem seine Haftnotiz in die Spalte „in Diskussion“ gehängt wird.Sollten nach Ablauf der Zeit noch hoch priorisierte Themen übrig sein, kann dies eine gute Motivation für weitere Lean Coffees sein. Allerdings ist dann darauf zu achten, dass nicht einfach mit der Themen-Liste weiter gemacht wird, sondern das Format komplett wieder durchlaufen wird, also mit Themensammeln begonnen wird.ModifikationenMit dem Lean Coffee-Format kann auch experimentiert werden, um die für sich passende Variante zu finden. So kann bei Lean Coffees, die nur dem Austausch von Informationen dienen sollen („Informationsaustausch-Lean Coffee“), die Priorisierung weggelassen werden und die Diskussionszeit auf z.B. 3 oder 5 Minuten verkürzt werden.Auch kann – um erst mal einen Überblick über die Themenlandschaft zu bekommen – zunächst ein kurzes Informationsaustausch-Lean Coffee durchgeführt werden und anschließend z.B. per Dot-Voting entschieden werden, in welches Thema man tiefer einsteigen möchte.Abgrenzung zu Open SpaceLean Coffee unterscheidet sich von Open Space dadurch, dass

• es nur eine Diskussion mit allen Teilnehmern gibt,
• die Diskussion zu einem Thema von vornherein zeitlich begrenzt ist und
• am Ende des Treffens nicht notwendigerweise ein Aktionsplan steht. Daher eignet sich Lean Coffee besser zum Erfahrungsaustausch.

FazitLean Coffee ist ein strukturiertes agenda-loses Meeting-Format, bei dem die Teilnehmer die Tagesordnung durch die Themen, die sie einbringen, selbst bestimmen. Um möglichst viele Themen zu besprechen, wird die Länge der Diskussion pro Thema durch Zeitbegrenzung limitiert.Lean Coffee unterscheidet sich von anderen Meetings dadurch, dass

• jeder formlos einladen kann,
• es ein hierarchie-freies Meeting ist,
• keine inhaltliche Vorbereitung notwendig ist,
• es durch Zeitbegrenzung und Abstimmungen keine ausufernden Diskussionen gibt,
• die Teilnehmer sich einbringen können, indem sie die ihnen wichtigen Themen adressieren,
• durch Priorisierung die Themen zuerst besprochen werden, die den meisten Teilnehmern am wichtigsten sind.

Lean Coffee lebt davon, dass jede Gruppe damit experimentiert und ausprobiert, was für sie am besten passt. Dies bezieht alle Komponenten von Lean Coffee ein: die Diskussionszeit, das Priorisierungsverfahren etc. Insofern ist dieser Artikel ein Vorschlag für eigene Experimente.Literatur[Pop 03]: Poppendieck, Mary und Poppendieck, Tom: Lean Software Development: An Agile Toolkit for Software Development Managers. Addison Wesley. 2003(Dieser Beitrag basiert auf dem Ausgangsmaterial für einen Artikel für das Projekt Magazin)

Personal Kanban & Some Goodies About Your Brain

Simple Personal Kanban

Sharing some thoughts around my weekly homework from my neuroscience studies

Knowledge work is all about attention. Unfortunately that is a scarce resource, easily high jacked by any distraction. Multitasking, i.e. using focused attention on two different targets basically does not exist. What you are able to do is to do a lot of things on autopilot (i.e. walking, breathing, looking) while your executive network (incl. working memory) is doing something else (i.e. discussing). When you think you are multitasking you are actually attention switching, with a high cost in performance. For this you will allocate attention toward or away from interference, maintain relevant memory in mind, and reactivate representations if the maintenance of what you are doing is disrupted (Clapp et al, 2010). So when you are working with a need for cognitive logical thinking, minimizing any distractions is a great preventive method.Kanban is a method for managing knowledge work with an emphasis on just-in-time delivery while not overloading the team members. The core mechanisms in Kanban is to start where you are at, work in an evolutionary and incremental way to develop the system, limit the work in progress, and finish one thing before starting another. (Wikipedia, Kanban, 29.10.2014).While Kanban is used on a team/organizational level and longer time spans, the same logic applies on personal level and short time spans, too. From a neuroscience perspective, Kanban is too interesting to fit in a 300 words homework.

A couple of Kanban-insights from the neuroscience perspective

• Limiting the number of similar things you work on will lessen the cost of attention switching and thus positively impact performance on the task at hand. (a no brainer) (Clapp et al, 2010).

• Focused attention means you are using your long-term learning mechanisms (Medial temporal areas) to encode the experience. This makes the knowledge accessible by conscious thought later on (vs. using striatal habit learning, creating more unconscious and automatic learning). (Forde et al, 2006)

• A “healthy” backlog is genius from a neuroscience perspective. Attending to an issue (backlog item) then leaving it with the knowledge of that you will return to it, seems to activate your unconscious processing. So while you are consciously focused on your work in progress (WIP), your unconscious works on items, which you know you will attend to later. (Backlog) (Ritter & Dijksterhuis, 2014)

Kanban definitely requires more in-depth analyzing from the neuroscience perspective. My hunch is that Kanban fits many of our biological & neuronal requirements, so I will definitely be dissecting Kanban some more in my studies.Where’s the scalpel?/Riina

References

1. Clapp, W.C, Rubens, M.T., Gazzaley A. ,(2010),  Mechanisms of Working Memory Disruption by External Interference, Cerebral Cortex, April, 20:859-872

2. Foerde, K. , Knowlton, B. J., Poldrack, R.A.(2006), Modulation of competing memory systems by distraction. PNAS, August 1, 2006, vol. 103, 31, p 11778-11783.

3. Ritter, S.M., DIjksterhuis, A., (2014), Creativity – the unconscious foundations of the incubation period, Frontiers in Human Neuroscience, April, Vol 8:215, p.1-10.

Picture: Photo credit: o.tacke / Foter / CC BY

From Daunting to Done: Completing a Dissertation with Personal Kanban

I have never completed anything to date that was more complex, daunting, or onerous than completing my dissertation. From the first day of my doctoral program, I knew that the only way I could complete this monumental task was to break it down into small, manageable pieces of work, and then visualize and track that work over nearly three years.

I was familiar with LeanKit when I started my program as I had used it personally and professionally to manage my life thanks to PersonalKanban. Isn’t it funny that once you buy into a system, everything you see is in context of the system? Just thinking about my dissertation plan triggered a visualization in my brain of cards on a kanban board.

The first thing that any academic will tell you about this process is that it consumes your life. You may not be actively doing research or have your hands on the keyboard, but you are thinking about it constantly. The reason why I am telling you something that seems obvious is because it’s critical to illustrate how I constructed my board to manage the process.

Let’s talk about my board—it manages my life and has evolved over time. I have work related tasks and personal tasks in separate Ready/Today columns, and then a Doing column that shows my WIP. I have a WIP limit of 5. I have a Stuck/Critical column, a Waiting For column, and then the typical Done columns.

Branden's LeanKit Kanban Board

When I thought about breaking down my dissertation into manageable chunks, I used LeanKit’s Task feature. I had one card called Dissertation that stayed in my Doing column, meaning that my WIP limit for the last few years was actually 4 (not 5) as my ever-present dissertation consumed one of those spots. Then I built a task board with Ready, Doing (WIP limit of 3), and Done lanes that contained all of the subtasks. There were a total of 22 major work products that needed to be managed. The actual number of tasks associated with my dissertation was significantly higher than that, but these were the major projects that needed multi day/week management.

Breakdown of Dissertation Tasks in LeanKit

My dissertation followed the standard 5 chapter model (Intro, Lit Review, Methodology, Results, Discussion), with the second chapter was treated like a collection of 12 essays of 3-10 pages each in length. Then there are processes like Scientific Merit Review and the Internal Review Board that represented multi-week processes that had to be managed. I hired an editor to review my early work to make sure I was on progress. After committee review, you have to defend your dissertation which requires an oral presentation and Q/A by your committee. See what I mean by daunting?

Each of these items had a card that I moved from the task board’s Ready column, to Doing, to Done. After my last task card (return from Format/Editing and Publication Submission) was done, I moved the parent card from Doing to Done. You can’t imagine a more satisfying feeling than moving a card that you’ve been staring at for almost three years out of the WIP area of your board.LeanKit helped me keep my life sane throughout this long academic journey, and it can be used to help you as well. I would often build cards for projects, papers, or other deliverables too to make sure I was always on top of my time. Using LeanKit as a task management system can help you translate task management skills into your post-academic careers as well by bringing Lean techniques to your professional career.

Kanban Seder

Seder Kanban

Last week my wife and I hosted a Passover Seder. We have entertained together a number of times, but this was the first real attempt at a coordinated, sit-down meal. Most of our gatherings have been buffets, and less dependent on timing.We knew getting the timing of the Seder right would be a challenge. The meal is served in the middle of the Seder, not just when the guests arrive. We also knew there would be a lot of uncertainty. Potatoes don’t always cook the way you want them to, and guests never arrive all together. It would be difficult to plan everything perfectly. However, we knew we would both feel a lot more comfortable if there was a plan, to help keep us on the same page when we started making adjustments… and we always have to make adjustments.The night before the Seder, we went through all the things we’d have to do. We’d used Kanban-style visualization techniques before (to pack for trips and track jobs around the house), and there are three cabinets in our kitchen that work great as Ready, Doing, and Done lanes. So at first I started listing out each major task on a sticky note, but I quickly felt this would be inadequate.Time was an essential component of everything we had to do. We couldn’t just pull tasks when we were ready. The brisket had to cook for hours; potatoes had to be peeled and seasoned before going in the oven; matzo balls had to chill before going in the water to boil; and different things had to be ready at different times, paced to the rhythm of the Seder. Coordinating the timing of each task was one of the main reasons for our planning exercise.The solution we used was to write the time required for each task on the upper right of the sticky note. This allowed us to get a good picture of the overall flow. Working backward from the end, we started to determine when we wanted each task to complete. We also recorded that information on the sticky notes. Finally, through a little quick subtraction, we determined the times we needed each task to start, and put that on the sticky notes. We tried to keep our number of concurrent tasks low—thus limiting our work in progress—by staggering tasks where we could. Once this was done, we had a plan. We went to bed, comfortable and confident.The next morning, things started to go awry. The Seder’s co-host, who was expected to arrive early to help with the preparations, had a family emergency and couldn’t come. This was a significant problem. The plan had assumed she would be there. She was also bringing the Haggadah, so my wife started looking for alternatives online, a task we hadn’t anticipated, and one that took a long time to complete.The brisket pan turned out to be too large for the meat and its sauce. At some point, all the sauce cooked down and started to burn. We caught it in time, but reworking the brisket dish in the middle of the other preparations was an emergency we hadn’t counted on.But our visualizations were resilient. We were able to absorb these unforeseen issues into our plan without disrupting our overall flow. One reason for this was the slack we’d built in the night before. We had arranged the plan to keep the number of concurrent tasks low. This helped. The act of planning had also allowed us to see what needed to happen at specific times and what could be flexed. To make up for the time and hands we’d lost, we started pulling flexible tasks ahead when we had a little slack. Having the start time on each task made it easy to identify what to do next; when either one of us came free, we could grab it and get started. The visualization also allowed us to talk about what we were doing and where we were with it. We didn’t have to waste time talking about what to do next and could quickly help each other when necessary. The Kanban was our shared view of our work, an effective distributed form of cognition.The final result was a fun Seder, an excellent meal, and nearly perfect timing, in spite of the inevitable hiccups. Our Kanban Seder was wonderful, and I’m looking forward to doing it again next year.Follow me on Twitter.

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Everywhere we look we’re discovering people around the world - from all ages and all walks of life -  are tailoring their Personal Kanbans to some very specific needs, and in some very unique ways.

Are you one of those people?If so, we invite you to share your experiences on the Personal Kanban website, and serve as an inspiration to the global Personal Kanban community.Are you using Personal Kanban in conjunction with an online tool like Evernote or Google Keep? Have you incorporated a calendar feature into your board? Applied a particular email filter? Used it to extend your GTD practice?Is there an online Personal Kanban tool or mobile app you’re particularly fond of? Or did you opt  for a physical board instead, preferring to use a wall or window or desktop Personal Kanban?Do you use it primarily at work and/or, are you using it at home with your family? Have you used it to track an interesting project? Tell us!These are questions that when answered, have the potential to inspire others in ways they never considered.  So share your Personal Kanban story with us. It doesn’t have to be too involved or complicated - we don’t want to break your WIP limit!  We’re looking for a quick paragraph or two describing how you’ve implemented Personal Kanban. And if you want to share pictures of your board, even better.So consider sharing your story.  We look forward to hearing from you.Thanks!Jim and Tonianne